Trộn nhiều thứ trong cùng một trang giấy là tuấn kiệt cực hữu ích của Microsoft Word. Fan dùng hoàn toàn có thể sử dụng khả năng này để sinh sản cùng lúc nhiều thư tất cả cùng ngôn từ nhưng khác ở 1 vài cụ thể nhất định. Dựa vào đó, bài toán soạn thảo văn bản, in dán sẽ lập cập và tiết kiệm chi phí giấy hơn khôn xiết nhiều. Vào phạm vi bài viết sau, https://dhn.edu.vn xin chia sẻ cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy bởi Microsoft Word, mời bạn tham khảo nhé!
Chức năng trộn thư là gì?
Trước lúc đi vào chi tiết cách trộn 2 thư trong một trang giấy, bọn họ hãy cùng nhìn qua vài điều về tính năng trộn thư này. Trộn thư hay nói một cách khác là Mail Merge-là một trong những tính năng soạn thảo văn bản trong Microsoft Word.
Bạn đang xem: Trộn 2 thư trong 1 trang giấy
Cụ thể, chức năng Mail Merge thường được thực hiện khi biên soạn thảo thư mời, hòa hợp đồng, tem phiếu,…những loại văn bạn dạng có cùng một nội dung chính và không giống nhau ở một số trong những vị trí tin tức chi tiết. Chẳng hạn như họ tên, địa chỉ, chức vụ,…
Dựa vào điểm lưu ý này, để sử dụng Mail Merge trước hết họ cần chuẩn bị sẵn phần ngôn từ cơ phiên bản và nguồn tài liệu cho từng vị trí tùy biến. Nguồn dữ liệu thường được trình bày dưới dạng danh sách trong Microsoft Outlook, bảng tính Excel, một table trong Word hay bất kỳ văn bản nào có cấu trúc phân loại rõ ràng.
Để dễ hình dung, dhn.edu.vn sẽ chỉ dẫn một ví dụ cụ thể như sau. Ta tất cả một list Quân nhân đề nghị làm sổ khám dịch được lưu bên dưới dạng bảng tính Excel. Yêu cầu từ nguồn dữ liệu này, họ nhập thông tin vào file Word nhằm in sổ xét nghiệm sức khỏe. Ví như nhập bằng tay thủ công từng chúng ta tên, cấp bậc,…sẽ tốn không ít thời gian công sức. Vì chưng đó, chúng ta cần sử dụng kỹ năng trộn thư để triển khai yêu cầu này một cách mau lẹ và đúng mực nhất.
Yêu ước nhập tin tức từ bảng dữ liệu Excel bao gồm sẵn quý phái WordHướng dẫn bí quyết trộn 2 thư trong 1 trang giấy
Để bước đầu thực hiện cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, ta thực hiện từng bước theo hướng dẫn sau đây:
Bước 1: chuẩn bị bảng dữ liệu
Để quy trình trộn thư không biến thành lỗi, chúng ta cần đảm bảo an toàn phần title trên cũng của bảng tài liệu phải khớp với thông tin cần nhập bên file Word. Nếu phía bên trên bảng tài liệu có phần câu chữ không liên quan, chúng ta cần thực hiện làm việc xóa dồn phần đó đi
Xóa cho phần tiêu đề không cần thiết trên đầuBước 2: chuẩn bị phần câu chữ file Word
Như đã trình làng ở trên, bạn có thể thấy phần nội dung cần triển khai là Sổ khám sức khỏe với những mục chúng ta tên, cấp bậc, Chức vụ, Đơn vị, nhóm máu. Tuy nhiên kích thước nhỏ như vậy để in trên nền khung giấy A4 vẫn gây tiêu tốn lãng phí rất lớn. Bởi đó, bọn họ cần thực hiện thêm một bước điều chỉnh sao cho mỗi trang giấy A4 sẽ sở hữu được ít nhất từ 4-8 câu chữ tương tự.
Lưu ý, việc kiểm soát và điều chỉnh này đã tùy thuộc vào kích thước, độ dài của văn bản. Nếu văn bạn dạng của chúng ta là vừa lòng đồng, thư mời nhận việc,…bạn rất có thể bỏ qua đoạn này và thực hiện tiếp lí giải cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy mặt dưới.
Xem thêm: Những Hình Động Về Tình Yêu Đẹp Nhất, Hình Nền Tình Yêu Động Đẹp Lãng Mạn Nhất
Để tiến hành nhân những nội dung thuộc lúc, chúng ta copy phần ngôn từ này > vào thẻ Mailing > Start Mail Merge > lựa chọn mục Labels > nhấn lựa chọn nút New Label. Lộ diện cửa sổ Label Detail, bạn tùy chỉnh thiết lập các thông số theo hình tiếp sau đây và chọn OK
Thiết lập những thông sốTiếp theo, các bạn dán phần nội dung đã copy ban sơ vào ô nhãn thứ nhất > nhấn chọn nút Update Labels trong thẻ Mailing để triển khai nhân các nhãn khác có nội dung kiểu như nhau trên thuộc trang giấy.
Chọn nút Update Labels nhằm nhân thêm những nhãn khác cùng nội dungBước 3: triển khai liên kết thông tin từ bảng tài liệu sang câu chữ văn bản.
Cũng vào thẻ Mailing, bạn chọn Select Recipients > lựa chọn Use Existing danh sách > chọn file Excel cất bảng dữ liệu chúng ta cần liên kết
Use Existing List" width="640" height="427" srcset="https://dhn.edu.vn/tron-2-thu-trong-1-trang-giay/imager_5_1696_700.jpg 640w, https://dhn.edu.vn/wp-content/uploads/2020/05/Chon-Select-Recipients-Use-Existing-List-300x200.jpg 300w" sizes="(max-width: 640px) 100vw, 640px" />Chọn Select Recipients > Use Existing ListTiếp theo tại vị trí yêu cầu điền thông tin trên nhãn đầu tiên của tệp tin Word, các bạn chọn Insert Merge Field và chọn phần nội dung khớp ứng ( lấy ví dụ như Họ và tên)
Tiến hành links từng câu chữ cho nhãn đầu tiênBạn tiến hành tương tự cho những thông tin bên dưới. Sau thời điểm chọn xong xuôi cho nhãn đầu tiên, bạn cũng nhấn vào nút Update Labels để nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo sau một cách mau lẹ mà không hẳn lặp lại các thao tác như trên.
Chọn nút Update Labels nhằm nhân thêm nội dung cho những nhãn tiếp theoCuối cùng, để chất vấn kết quả, ta nhấp vào nút Preview Results. Nếu tiến hành theo đúng hướng dẫn cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy như trên, các bạn sẽ thấy ngơi nghỉ mỗi mục của từng nhãn đã hiển thị các thông tin khớp ứng với bảng tài liệu và không hề bị trùng lặp.
Xem lại kết quả sau lúc thực hiện dứt cách trộn 2 thư trong một trang giấyĐể giúp chúng ta hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay clip mà công ty chúng tôi chia sẻ cụ thể dưới trên đây nhé!
Như vậy, dhn.edu.vn vừa hướng dẫn hoàn thành cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy. Mong muốn với những thao tác đơn giản như trên sẽ giúp đỡ ích cho việc soạn thảo văn bản của các bạn được nhanh lẹ và đúng chuẩn nhất. Chúc các bạn thành công!