Trong nội dung bài viết này, chúng ta tạo tìm hiểu bốn bí quyết tạo list Data Validation Excel (drop-down list) không giống nhau: dựa vào danh sách giá chỉ trị, phạm vi của ô, phạm vi được đặt tên và danh sách dropdown động. Đồng thời cửa hàng chúng tôi cũng vẫn hướng dẫn chúng ta cách tạo danh sách dropdown từ 1 workbook khác, cũng như cách sửa đổi và xóa list Data Validation trong Excel.
Bạn đang xem: Tạo danh sách thả xuống có điều kiện
Drop-down các mục (danh sách thả xuống) của Excel, còn gọi là hộp thả xuống hoặc vỏ hộp kết hợp, được thực hiện để nhập dữ liệu vào bảng tính từ bỏ danh sách các mục được khẳng định trước. Mục tiêu chính của việc sử dụng danh sách thả xuống vào Excel là để tránh số lượng lựa chọn gồm sẵn cho những người dùng. Xung quanh ra, thực đơn thả xuống còn ngăn chặn lỗi bao gồm tả và giúp nhập dữ liệu nhanh hơn.
Cách sinh sản và sửa đổi danh sách thả xuống (drop-down list) tĩnh trong Excel
Có 4 cách để tạo thực đơn thả xuống trong Excel, từng cách đều phải sở hữu ưu, điểm yếu kém riêng. Dưới đó là hướng dẫn cụ thể cho từng phương pháp.
Đây là cách tạo vỏ hộp thả xuống trong tất cả các phiên bản Excel 2016, 2013, 2010, 2007 với 2003 nhanh nhất chỉ với 3 bước.
1. Lựa chọn 1 ô hoặc hàng ô cho list thả xuống của bạn. Nếu bạn có nhu cầu chọn những ô không liền kề, bấm cùng giữ phím Ctrl trong những khi chọn.
2. Thực hiện Excel Data Validation để tạo danh sách thả xuống. Trong Data tab > Data Tools group, tiếp đến lick Data Validation
3. Nhập các mục trong danh sách và chọn những tùy chọn.
Trong cửa sổ Data Validation, trên tab Settings, hãy tiến hành như sau:
Trong vỏ hộp Allow, lựa chọn ListTrong hộp Source, nhập những mục bạn muốn xuất hiện trong trình đơn thả xuống được phân bóc bằng dấu phẩy (có hoặc không tồn tại dấu cách)Click chọn hộp In-cell dropdown; nếu không, mũi thương hiệu thả xuống sẽ không còn xuất hiện sát bên ôChọn hoặc hoặc vứt chọn Ignore blank tùy thuộc vào cách bạn muốn xử lý những ô trốngNhấp vào OK và chúng ta đã trả tất!Chỉnh sửa list thả xuống được phân tách bằng vệt phẩy
Nếu chúng ta đã tạo thành một vỏ hộp thả xuống được phân tách bóc bằng vết phẩy thì hãy thực hiện theo các bước sau:
Chọn một ô hoặc những ô tham chiếu đến list Data Validation Excel của bạn, tức là các ô cất hộp thả xuống mà bạn có nhu cầu chỉnh sửaBấm Data Validation (Excel ribbon > Data tab)Xóa hoặc nhập các mục mới vào hộp Source.Bấm OK nhằm lưu các thay đổi và đóng cửa sổ Data Validation ExcelNếu bạn có nhu cầu áp dụng các biến hóa cho tất cả các ô chứa danh sách thả xuống này thì hãy chọn tùy chọn "Apply these changes to lớn all other cells with the same settings"
Tạo danh sách thả xuống Excel dựa trên phạm vi sẽ đặt tên
1. Nhập các mục bạn có nhu cầu xuất hiện tại trong danh sách thả xuống của mình. Các giá trị này đề nghị được nhập vào một cột hoặc một hàng nhưng mà không có bất kỳ ô trống nào.
2. Tạo một dải ô được để tên
Để tạo một Phạm vi chọn cái tên (Named range) theo cách sau:
Chọn tất cả các mục bạn muốn đưa vào list thả xuống, bấm chuột phải vào chúng và chọn Define Name từ thực đơn ngữ cảnh. Không tính ra, chúng ta cũng có thể nhấp vào Name Manager bên trên tab phương pháp hoặc nhấnCtrl + F3.Trong hộp thoại Trình làm chủ tên, bấm NewTrong trường Name, hãy nhập tên cho các mục nhập của bạn, bảo đảm an toàn rằng phạm vi đúng đắn được hiển thị trong hộp Tham chiếu mang lại , tiếp đến bấm OK. Đảm nói rằng tên phạm vi của chúng ta không có ngẫu nhiên dấu cách hoặc dấu gạch nối nào, thế vào đó hãy thực hiện dấu gạch dưới (_)3. Chọn vị trí cho list thả xuống của bạn
4. Áp dụng Excel Data Validation và tùy chỉnh các setup phù hợp
Chỉnh sửa list thả xuống Excel dựa vào phạm vi sẽ đặt tên
Nếu chúng ta đã tạo nên một vỏ hộp thả xuống dựa trên phạm vi chọn cái tên thì chỉ việc chỉnh sửa các mục trong phạm vi của chính mình và sau đó biến hóa tham chiếu đến Named Range. Tất cả các hộp thả xuống dựa vào phạm vi được lấy tên này đang được update tự động.
Thêm hoặc xóa những mục trong phạm vi đang đặt tên. Mở trang tính tất cả chứa phạm vi đang đặt tên, xóa hoặc nhập những entry mới. Hãy nhớ sắp đến xếp những mục theo lắp thêm tự bạn muốn chúng xuất hiện trong list thả xuống Excel của bạn
Thay đổi tham chiếu đến Named Range.
Trên thanh dụng cụ Excel, bạn cần chuyển cho tab Formulas tab > Name Manager hoặc nhấn tổng hợp Ctrl + F3 để xuất hiện sổ Name Manager.
Trong hành lang cửa số Name Manager, hãy lựa chọn phạm vi sẽ đặt tên mà bạn muốn cập nhật.
Thay thay đổi tham chiếu trong vỏ hộp Refers to bằng phương pháp nhấp vào biểu tượng Collapse Dialog cùng chọn toàn bộ các entry cho list thả xuống của bạn.
Nhấp vào Close, tiếp đến trong thông báo xác thực xuất hiện, click vào Yes để lưu các chuyển đổi của bạn.
Để tránh việc cập nhật các tham chiếu của dải ô đang đặt tên sau từng lần biến đổi danh sách nguồn, bạn có thể tạo một thực đơn thả xuống Excel động. Trong trường vừa lòng này, list thả xuống của bạn sẽ được cập nhật tự động hóa trong toàn bộ các ô được liên kết ngay sau khi bạn xóa hoặc thêm các mục bắt đầu vào danh sách.
Danh sách Excel data validation bởi table object
Thay vì sử dụng một dải ô được đặt tên thông thường, bạn có thể chuyển đổi dữ liệu của bản thân mình sang một bảng Excel đầy đủ tác dụng ( Insert > Table hoặc bấm Ctrl + T) và kế tiếp tạo list xác thực tài liệu từ bảng đó.
Để làm cho điều này, chúng ta nhập = your_table_name
Khi chúng ta tạo list thả xuống theo cách này, mỗi khi chúng ta thêm một hàng mới vào bảng, list thả xuống của bạn sẽ tự động cập nhật.
Tạo một hộp thả xuống dựa trên một loạt những ô
Để tạo một vỏ hộp thả xuống dựa vào một dải ô, hãy thực hiện các bước sau:
Nhập các mục vào những ô riêng biệt.Chọn ô mà bạn muốn danh sách thả xuống xuất hiện.Trên tab Data tab, lựa chọn Data Validation.Đặt bé trỏ vào vỏ hộp Source hoặc nhấp vào biểu tượng Collapse Dialog và chọn phạm vi ô để đưa vào list thả xuống của bạn. Phạm vi rất có thể nằm trong và một hoặc vào một trang tính khác. Bạn chỉ việc chuyển đến trang tính không giống và lựa chọn 1 phạm vi bởi chuột.
Chỉnh sửa thực đơn thả xuống dựa vào một loạt những ô
Nếu bạn đã chế tác một hộp thả xuống bằng cách chỉ định một hàng ô thay do tham chiếu một dải ô vẫn đặt thương hiệu thì hãy triển khai theo cách sau.
Đi cho tới bảng tính chứa các mục lộ diện trong vỏ hộp thả xuống của doanh nghiệp và sửa đổi danh sách theo phong cách bạn muốn.Chọn ô hoặc các ô gồm chứa danh sách thả xuống của bạn.Nhấp vào Data Validation trong tab Data.Trong cửa sổ Data Validation Excel, trên tab Settings, chúng ta cần chuyển đổi tham chiếu ô trong vỏ hộp Source. Bạn có thể chỉnh sửa theo cách thủ công hoặc nhấp vào biểu tượng Collapse Dialog.Nhấp vào nút OK nhằm lưu các biến đổi và tạm dừng hoạt động sổ.Xem thêm: Xem Phim Tân Anh Hùng Xạ Điêu 2008 Tập 7 Vietsub, Anh Hùng Xạ Điêu (2008)
Tạo list thả xuống Excel hễ (tự đụng cập nhật)
Nếu bạn thường chỉnh sửa các mục vào trình solo thả xuống, bạn cũng có thể muốn tạo danh sách thả xuống động trong Excel. Vào trường phù hợp này, list của các bạn sẽ được cập nhật auto trong toàn bộ các ô chứa nó, sau khi chúng ta xóa hoặc thêm những mục mới vào list nguồn.
Cách tạo list thả xuống được update động vào Excel dễ dàng và đơn giản nhất là tạo thành một danh sách chọn cái tên dựa bên trên một bảng. Nếu bạn muốn một dải ô được lấy tên thông thường hì hãy tham chiếu nó bằng công thức OFFSET theo công việc bên dưới:
Bắt đầu bằng phương pháp tạo một danh sách thả xuống thường thì dựa trên một phạm vi chọn cái tên như miêu tả ở trên.Ở cách 2, khi tạo ra tên, các bạn đặt cách làm sau vào hộp Refers to.= OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1).
Trong đó
Sheet1 - tên của trang tínhA - cột địa điểm chứa những mục trong danh sách thả xuống của bạn$A$1 - ô đựng mục thứ nhất của danh sáchNhư bạn thấy, phương pháp này bao gồm 2 hàm Excel là OFFSET và COUNTA. Hàm COUNTA đếm tất cả các ô trống trong cột được chỉ định, tiếp nối trả về một tham chiếu đến một phạm vi chứa những ô không trống, bắt đầu từ ô đầu tiên bạn chỉ định trong công thức.
Tạo danh sách thả xuống xuất phát từ 1 workbook khác
Bạn hoàn toàn có thể tạo menu thả xuống trong Excel bằng cách sử dụng danh sách từ 1 workbook khác làm nguồn. Để tiến hành việc này, các bạn sẽ phải sinh sản 2 phạm vi được lấy tên - một trong những sách mối cung cấp và 1 trong sách mà bạn có nhu cầu sử dụng list Excel Data Validation của mình.
Danh sách thả xuống được tạo theo cách này đang không tự động hóa cập nhật khi bạn thêm hoặc xóa các entry trong list nguồn và bạn sẽ phải sửa thay đổi phần list nguồn theo phong cách thủ công.
Mở workbook bao gồm chứa list nguồn, nghỉ ngơi ví dụ này bọn họ sẽ chọn SourceBook.xlsx, tiếp đến tạo một phạm vi vẫn đặt tên cho những entry mà bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống của mình, ví dụ: Source_list.
Tạo thương hiệu phạm vi vào workbook Source bằng công thức OFFSET kiểu như như chúng ta đã triển khai ở phần Tạo menu thả xuống Excel rượu cồn (tự động cập nhật, chỉ khác ở phạm vi được mang từ workbook khác.Trong workbook chính, bạn chỉ việc áp dụng Data Validation theo phong cách thông thường.
Một số điểm cần xem xét khi tạo list thả xuống trong Excel
Xử lý lỗi Data Validation không hoạt động
Bạn không thể tạo list thả xuống vì chưng tùy chọn Data Validation của công ty bị tắt hoặc bị vô hiệu hóa hóa? Điều này rất có thể xảy ra do một số nguyên nhân:
Không thể thêm danh sách thả xuống vào trang tính được đảm bảo hoặc phân tách sẻ. Vào trường hợp này, bạn phải loại bỏ đảm bảo an toàn hoặc chấm dứt chia sẻ trang tính, kế tiếp thử nhấp vào Data Validation một đợt nữa.Bạn sẽ tạo danh sách thả xuống từ bỏ bảng Excel được links với trang SharePoint. Nếu như vậy bạn phải hủy liên kết bảng hoặc xóa định dạng bảng với thử lại.Các tùy chọn bổ sung cho hộp thả xuống Excel
Trong phần nhiều các ngôi trường hợp, những tùy lựa chọn của tab Settings mà chúng ta đã đàm đạo ở trên là hoàn toàn đầy đủ. Còn nếu không vẫn tất cả hai tùy lựa chọn khác tất cả sẵn trên các tab khác của cửa sổ hộp thoại Data Validation.
Cho phép người tiêu dùng nhập tài liệu vào combo box
Theo khoác định, danh sách thả xuống bạn tạo vào Excel là khoác định và cấp thiết chỉnh sửa, bởi đó các giá trị vào danh sách cũng trở thành hạn chế. Mặc dù nhiên, chúng ta có thể cho phép người dùng nhập những giá trị của riêng chúng ta vào hộp.
Về mặt kỹ thuật, điều đó biến danh sách thả xuống thành một hộp tổ hợp Excel. Thuật ngữ "combo box" có nghĩa là một danh sách thả xuống rất có thể chỉnh sửa được cho phép người dùng chọn 1 giá trị từ list hoặc nhập một quý hiếm trực tiếp vào hộp.
Trong vỏ hộp thoại Data Validation (Data tab > Data Validation), bạn cần chuyển đến tab Error Alert.Chọn hộp "Show error alert after invalid data is entered" nếu bạn muốn hiển thị cảnh báo khi tín đồ dùng cố gắng nhập một số dữ liệu không tồn tại trong thực đơn thả xuống. Nếu khách hàng không muốn hiển thị thông báo này thì có thể bỏ chọn.Nếu bạn có nhu cầu hiển thị thông báo cảnh báo, hãy chọn một trong các tùy lựa chọn từ vỏ hộp Style rồi nhập tiêu đề với thông báo. Hoặc bạn có thể chọn Information hoặc Warning để được cho phép người áp dụng nhập văn bản trong hộp combo.Một thông tin Information sẽ hiển thị nếu người dùng của bạn có chức năng nhập các lựa chọn của bản thân khá thường xuyên.Một thông tin Warning đang hiển thị khi tín đồ dùng chọn một mục từ hộp thả xuống thay vị nhập tài liệu của riêng họ, tuy nhiên nó ko cấm những entry tùy chỉnh.Stop (mặc định) đang ngăn người tiêu dùng nhập ngẫu nhiên dữ liệu nào không có trong danh sách thả xuống Excel của bạn.nếu như khách hàng không biết đề xuất nhập title hoặc nội dung thông báo nào thì có thể để trống các trường. Vào trường hợp này, Microsoft Excel sẽ hiển thị chú ý mặc định "The value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell".
Cách xóa list thả xuống vào Excel
Nếu bạn không muốn có những hộp thả xuống trong trang tính Excel của mình nữa thì có thể xóa các hộp thả xuống này khỏi một trong những hoặc toàn bộ các ô.
Chọn một ô hoặc một số ô mà bạn muốn xóa các hộp thả xuống.Chuyển mang đến tab Data cùng nhấp vào Data Validation.Trên tab Settings, bạn cần chọn nút Clear All.
Phương pháp này sẽ sa thải các thực đơn thả xuống khỏi những ô đã chọn nhưng vẫn giữ các giá trị hiện đang rất được chọn.
Nếu bạn có nhu cầu xóa cả list thả xuống và quý hiếm của ô thì nên chọn các ô với nhấp vào nút Clear trên trang chủ tab > Editing group > Clear.
Xóa danh sách thả xuống Excel khỏi toàn bộ các ô trong trang tính hiện nay tại
Bạn có thể làm theo các bước dưới phía trên để xóa list thả xuống khỏi tất cả các ô được link trong trang tính hiện tại tại. Thao tác này sẽ không xóa và một hộp thả xuống khỏi những ô trong số trang tính khác trường hợp có.
Chọn bất kỳ ô nào chứa list thả xuống của bạn.Nhấp vào Data Validation vào tab Data.Trong hành lang cửa số Data Validation, bên trên tab Settings, bạn cần chọn hộp kiểm "Apply these changes to all other cells with the same settings". Sau khi chọn, tất cả các ô tham chiếu đến danh sách Data Validation Excel này sẽ tiến hành chọn, bạn có thể quan sát hình ảnh chụp screen bên dưới.Nhấp vào nút Clear All để xóa list thả xuống.Bấm OK để lưu các biến đổi và tạm dừng hoạt động sổ Data Validation.