Mail Merge bằng Microsoft Word là trong số những tính năng được không ít người ái mộ nhất. Nó tạo nên các nhãn, chủng loại thư, thư điện tử hoặc report cực kỳ hiệu quả. Một khi bạn biết cách áp dụng nó, bạn cũng có thể tiết kiệm sản phẩm giờ có tác dụng việc.
Bạn đang xem: Lỗi định dạng số trong mail merge
MỤC LỤC BÀI VIẾT
1. áp dụng “Numeric Switch” trong Word2. Sửa đổi bảng tính Excel3. Sử dụng links DDECách định hình số trong Mail Merge
1. Lựa chọn trường, ví như cách định hình số tiền trong phối thư – Số tiền trong đoạn văn sau:
2. Nhấn
3. Chỉnh sửa trường bằng phương pháp chèn mã mật mã vào thời điểm cuối trường. Ví dụ: Để hiển thị định dạng tiền tệ, hãy chuyển đổi trường hiển thành phố MERGEFIELD Số chi phí # $, 0,00.
4. Nhấn
5. Đặt con trỏ ở bất kỳ đâu cùng nhấn phím F9 để cập nhật nó. Hoặc nhấp chuột phải vào trường và lựa chọn Cập nhật trường.
6. Coi trước tác dụng để chứng thực số được hiển thị nghỉ ngơi định dạng bạn có nhu cầu xem trong tài liệu. Ví dụ: số tiền sẽ mở ra là $ 1,000.00.
Trên thực tế, Word với Excel sử dụng cùng một mã định dạng, vậy tại sao chúng không sử dụng cùng một công dụng định dạng? Ví dụ, vì sao không sử dụng hàm MergeField như sau:
MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") Đây thực thụ là côn trùng quan tâm của rất nhiều người và chắc rằng chỉ bao gồm Microsoft mới biết câu trả lời.
Ghi chú: Hãy nhớ rằng khi chúng ta thêm hoặc biến đổi Numeric Switch, kết quả sẽ không xuất hiện ngay lập tức. Bạn phải cập nhật trường (nhấp chuột đề xuất vào trường kia và chọn Cập nhật trường), hoặc nhấp vào nút Thư> xem trước kết quả. Thỉnh thoảng, bạn sẽ phải lặp lại làm việc này từ 2 đến 3 lần. Nếu như bạn đang áp dụng Trình trả lời Hợp nhất Thư, bạn có thể phải lùi lại một bước và hoàn tác nhằm xem tác động ảnh hưởng của những biến đổi bạn vẫn thực hiện.
Công tắc số vận động tốt trong lĩnh vực trộn nhưng quá trình sử dụng hơi khó nhớ và dễ bị lỗi. Nếu như khách hàng cũng cảm giác như vậy, hãy thử 1 trong những hai bí quyết tiếp theo.
2. Chỉnh sửa bảng tính Excel
Đây là cách bạn có thể tránh bị lỗi format khi áp dụng Mail Merge. Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột chứa các công thức biến đổi số hoặc tháng ngày trong Excel sang định dạng văn bản mà bạn có nhu cầu xuất hiện nay trong tài liệu kết hợp Thư của mình.
Để có tác dụng điều này, bạn phải sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó được cho phép người dùng thay đổi số hoặc ngày tháng sang định dạng văn bạn dạng tương đương theo cách người dùng muốn. điểm yếu kém của giải pháp này là bạn cần phải biết mã của định hình đó. Tuy nhiên những mã này giống với phần đông mã được sử dụng trong chức năng định dạng Số tùy chỉnh nhưng mà rất ít người tiêu dùng Excel biết về việc tồn tại của chúng.
Lời khuyên: bạn nên định dạng những ô chứa những công thức này theo khá nhiều kiểu khác nhau như in nghiêng hoặc một vài màu lạ không giống để nói nhở các bạn rằng những số lượng đó chỉ đối chọi thuần là văn bản. Trong những phiên phiên bản Excel trước, gần như “số” này sẽ không thể được áp dụng trong tính toán. Trong Excel 2016, bạn có thể sử dụng bọn chúng trong ngẫu nhiên công thức nào, nước ngoài trừ các hàm tổng như SUM cùng AVERAGE.
Ưu điểm của việc định dạng số và ngày mon như văn phiên bản là văn phiên bản được biến hóa từ Excel thành tài liệu bởi Mail Merge mà không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như font chữ, size và màu sắc đều không nắm đổi.
Định dạng mã mang lại hàm TEXT vào Excel
Dưới phía trên là bộ sưu tầm các mã được sử dụng thông dụng nhất ở phía mặt phải. Điều cần để ý là cả “0” với “#” đông đảo là trình giữ chỗ cho những số, tuy vậy “0” đang buộc số 0 mở ra ở vị trí thứ nhất hoặc cuối cùng. “#” đã được sửa chữa thay thế bằng một trong những nếu nó không phải là số 0 nghỉ ngơi đầu hoặc cuối. Vì đó, mã “00000” sẽ đảm bảo rằng số 0 đứng đầu không bị cắt ngắn khỏi các mã bưu chính của New Jersey.
Xem thêm: Du Lịch Sử Tỉnh Trà Vinh Tập 1 2 3, Trà Vinh Province
Mã số, ngày tháng và thời gian có thể được áp dụng trong hàm TEXT hoặc ở định dạng số cấu hình thiết lập của Excel. Ngoại trừ ra, chúng cũng hoàn toàn có thể được thực hiện trong “Công tắc số” vào Trường phối hợp Thư từ.
Lưu ý, bao gồm một chút biệt lập giữa bí quyết mã chuyển động trong Excel với Word vào Microsoft 2013. Vào Excel, chúng ta cũng có thể sử dụng “M” hoặc “m” trong tháng và phút. Trong đa số các ngôi trường hợp, Excel đầy đủ thông minh nhằm biết ai đang đề cập đến đơn vị chức năng nào. Tuy nhiên, Word ko “khôn ngoan” như vậy. Bạn phải sử dụng những chữ dòng viết hoa để đã cho thấy tháng. Ngoài ra, Excel còn có một mã bổ sung là “MMMMM”, chỉ trả về một chữ viết tắt của mon (ví dụ: J, F, M, A,…).
Thêm một vài cột bao gồm chứa hàm TEXT vào bảng tính của bạn là một phương án để sửa lỗi format số khi sử dụng Mail Merge đối chọi giản. Chỉ việc lưu ý rằng các ô này, mặc dù trông y hệt như chúng chứa số, cấp thiết áp dụng các hàm SUM với AVERAGE mang lại chúng. Nếu như khách hàng cần chuyển đổi chúng thành số một lần nữa, chỉ cần sử dụng hàm VALUE.
Hãy cẩn thận khi cách xử trí hàm ROUND
Thay vì hàm TEXT (), một trong những người thích sử dụng hàm ROUND () nhằm giảm con số phần thập phân. Như tên của nó, hàm ROUND () của Excel theo khoác định làm tròn số thập phân lên hoặc xuống sinh hoạt vị trí người dùng chọn. Ưu điểm của bí quyết này là những số được làm tròn chưa phải là văn phiên bản và vẫn có thể được sử dụng trong tính toán. Trong không ít trường hợp, mặc dù hàm ROUND () hoạt động tốt với phối kết hợp Thư, chúng ta cũng có thể muốn tránh nó vị những nguyên nhân sau:
Hàm ROUND ko giữ những ký hiệu đô la hoặc dấu phẩy phòng cách hàng trăm ngàn hoặc nhiều hơn.Hàm ROUND cắt bớt những số không ở cuối.Hàm ROUND thỉnh thoảng khiến kết hợp Thư hiển thị lỗi thập phân. Ví dụ: tài liệu phối hợp Thư hiển thị 4 chữ số thập phân trong khi hàm ROUND đã lựa chọn 2 hoặc 3.Trong một số trường vừa lòng hiếm hoi, hàm ROUND làm cho kết hợp Thư không vận động một chút. Ví dụ: thay vị hiển thị 1,0014, Mail Merge hiển thị 1,0013.
3. Sử dụng links DDE
Hai phương pháp trên tương đối đơn giản, mà lại nếu có không ít trường yêu cầu định dạng, chúng rất có thể khiến bạn nản lòng nhanh chóng vì cần phải nhớ mã định dạng, và trong khi mã như thể nhau, chúng hoàn toàn có thể được sử dụng trong không ít trường khác nhau. Những cách.
Một chiến thuật nhẹ, thuận lợi là link Word cùng với sổ thao tác Excel qua DDE (Trao đổi tài liệu động), giỏi hơn là thực hiện quy trình liên kết thắt chặt và cố định thông thường. Nghe có vẻ phức tạp, nhưng nếu như bạn đã thạo Mail Merge, DDE chỉ cần một quá trình nhỏ. Đó là một quá trình hai bước đối kháng giản. Những bước đầu tiên, bạn chỉ cần kích hoạt Word để mở File thông qua DDE. Quá trình này chỉ việc thực hiện nay một lần.
Office năm nhâm thìn có cung cấp DDE không? Trao đổi tài liệu động là một technology cũ. Đôi khi nó vận động tốt, nhưng nhiều khi nó không hoạt động trong Office 2016. Bạn nên mở nguồn dữ liệu Excel trước khi truy vấn nó trường đoản cú Word. Thông thường với những nguồn tài liệu Excel, bạn phải Start nhập dữ liệu từ hàng đầu tiên của bảng tính. Nếu khách hàng đủ kiên nhẫn, chúng ta có thể sử dụng DDE vào Office 2016).
Để tùy chỉnh thiết lập Word 2013 cho links DDE, hãy làm cho như sau:
Nhấp loài chuột File> Tùy chọn.Nhấp vào tab Nâng cao ở bên trái và cuộn xuống mục Chung.Kiểm tra hộp Xác nhận biến hóa định dạng tệp tin khi đang mở.Kể trường đoản cú bây giờ, bạn không lúc nào phải làm ngẫu nhiên điều nào ở bên trên nữa. Tại thời điểm này, bạn có thể mở bản sao của Word ở những định dạng và băng thông khác nhau, bao hàm cả IDE. Chức năng duy độc nhất là mỗi khi chúng ta mở một File chưa phải Word, lịch trình sẽ chất nhận được bạn đổi khác tùy lựa chọn của mình.
Bước vật dụng hai và cuối cùng là lựa chọn nguồn tài liệu cho vượt trình phối hợp Thư (trong bước 3 của Thư Thuật sĩ phù hợp nhất vào Word hoặc sau thời điểm nhấn nút Chọn người nhận trong dải băng Thư từ). Bây chừ bạn chỉ cần thực hiện nay thêm 3 lần nhấn vào nữa.
Sau khi lựa chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng, một hộp thoại “Xác nhận nguồn dữ liệu”Sẽ lộ diện mới.Loại links mặc định là OLE, nhưng chưa phải là link bạn muốn.Trong vỏ hộp thoại Xác dìm nguồn dữ liệu, bấm chuột hộp Hiển thị vớ cả.Trong danh sách các loại phần không ngừng mở rộng File, nên chọn Bảng tính MS Excel qua DDE (* .xls). (Sử dụng tùy lựa chọn này ngay cả khi thực hiện định dạng file Excel mới hơn: * .xlsx.)Nếu được hỏi, hãy xác nhận rằng nhiều người đang lựa chọn toàn bộ bảng tính.Nếu chúng ta đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, chúng ta có thể phải chọn lại nó nhưng lần này là trải qua liên kết DDE. Xong rôi! trường đoản cú bây giờ, định hình Excel của các bạn sẽ được áp dụng chính xác trên các tài liệu Word Mail Merge, với bạn chỉ việc nhớ để dữ liệu bạn muốn trộn vào sổ làm cho việc thứ nhất của sổ thao tác làm việc Excel.
Trên đây là Cách sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge. Hy vọng chúng hữu ích cho bạn. Nếu còn giải pháp nào khác, chớ ngần ngại share với chúng tôi.