Là một vào số những tính năng hỗ trợ người dùng rất nhiều, mặc dù mail merge lại không quá phổ biến. Vậy mail merge là gì và phương pháp sử dụng mail merge trong những vấn đề của công việc hiện nay như thế nào?


Mail merge là gì?

Mailing merge là một tính năng siêng sử dụng để soạn thảo một email dựa trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này được cho phép người dùng gồm thể tạo ra nhiều bản sao của e-mail để gửi đến những địa chỉ khác nhau.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng mailings trong word 2010

*
Mail merge là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Thuộc với đó là một số thông tin không giống nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu thương cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ giúp bạn tất cả thể tự động gửi nội dung thư điện tử một biện pháp nhanh gọn nhất.

Mail merge vào word là gì?

Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng góp người dùng tất cả thể tiết kiệm được thời gian lúc xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người dùng tất cả mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ góp bạn ngừng mọi việc một bí quyết dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.

Mail merge trong excel là gì?

Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính bên phía ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng có thể tạo ra được nhiều nội dung với những tính năng cá thể hóa cao nhưng mà không phải tốn vượt nhiều thời gian đến việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở vào MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần chú ý những điều sau:

vào dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải tất cả nội dung văn bản. Công thức để truy tìm xuất dữ liệu tại ô tính buôn bán nháp hiện tại cần dựa bên trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra bức thư trả chỉnh.

Cấu trúc mail merge

Để có thể bắt đầu biện pháp dùng mail merge, bọn họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge trong word cùng excel sẽ gồm những thông tin sau:

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, tùy thuộc vào nội dung cùng nguồn dữ liệu mà lại cũng cần phải có những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khoản thời gian đã tạo ra sản phẩm loại các thư điện tử khác biệt từ tính năng. Những thông tin tùy chỉnh này thường là:

Họ tên, địa chỉ người nhận email Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge

Trong các bức thư tất cả dùng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình diễn theo một danh sawcsh cố định mà lại người sử dụng đã tạo sẵn. Những danh sách dữ liệu này còn có thể là:

Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập vào word những văn bản bao gồm cấu trúc phân loại dữ liệu rõ ràng…

Các nội dung cơ bản trong mail merge

Những nội dung cơ mà bạn thấy trong các email có sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như những email bình thường không giống với những thông tin cơ bản như:


Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung chính của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã bao gồm và chỉ thể hiện các nội dung cố gắng đổi lúc người sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.

Xem thêm: Cần Thơ Chính Thức Đưa Bản Đồ Thành Phố Cần Thơ Mới Nhất 2021

Khi bạn đã kết hợp để đủ những nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra các loạt thư mẫu một cách hoàn chỉnh. Tuy vậy nội dung cơ bản sẽ không giống nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.

Cách sử dụng mail merge cơ bản vào word

Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không có kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn có thể làm được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo các bước sau để có cách tạo mail merge cho mình.

Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã tất cả sẵn. Lúc này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
*
Hướng dẫn sử dụng mail merge cơ bản Bước 2: Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients
*
Click chuột vào ô use the current document Bước 3: kiếm tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.
*
tìm kiếm ô chứa tệp tin dữ liệu dưới dạng excel Bước 4: lúc này, giao diện màn hình hiển thị sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.
*
Hộp thoại mail merge recipients Bước 5: sau khi hoàn thiện các công đoạn trên, bạn di chuyển bé trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.
*
Di chuyển nhỏ chuột tới vị trí cần chèn Bước 6: sau khi đã điền đầy đủ những thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ được như trong hình.
*
Kiểm tra sản phẩm cuối thuộc Bước 7: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc thừa trình.

Cách chỉnh sửa tính năng mail merge trong bảng excel

Để bao gồm thể chỉnh sửa được nội dung của những thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để tất cả thể tất cả được sự điều chỉnh các công cụ của excel. Đối với hàm text, người dùng tất cả thể dễ dàng cụ đổi những thông tin dữ liệu khác biệt như ngày sịnh, họ tên lịch sự một định dạng không giống theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Tuy nhiên, một điều hơi phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản mặc dầu những đoạn code này hơi giống với những dang mã được sử dụng ở chế độ custom number.

Lúc này, bạn nên đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng không giống nhau để khiến mang đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Vị đó, nếu bạn tất cả tùy chỉnh mail merger thì những thông tin cũng sẽ không bị biến dạng cùng bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Thuộc với đó, những tùy chọn về font chữ, kích thước, color sắc cũng sẽ không bị cầm đổi.

Trên đây là một số chia sẻ của dhn.edu.vndhn.edu.vn về tính năng mail merge là gì? cùng với đó là cách sử dụng mail merge cơ bản cho người dùng. Hy vọng qua bài xích viết, bạn sẽ biết được bí quyết thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách mau lẹ nhất phục vụ cho các công việc khác nhau của mình cũng như của doanh nghiệp.

► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí quyết giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở