Mail Merge bởi Microsoft Word là trong số những tính năng được nhiều người yêu quý nhất. Nó tạo ra các nhãn, mẫu mã thư, e-mail hoặc report cực kỳ hiệu quả. Một khi chúng ta biết cách sử dụng nó, bạn cũng có thể tiết kiệm hàng giờ có tác dụng việc.
Bạn đang xem: Cách định dạng số trong mail merge 2010
MỤC LỤC BÀI VIẾT
1. áp dụng “Numeric Switch” trong Word2. Sửa đổi bảng tính Excel3. Sử dụng liên kết DDECách format số vào Mail Merge
1. Chọn trường, ví như cách định hình số tiền trong phối thư – Số chi phí trong đoạn văn sau:
2. Nhấn
3. Sửa đổi trường bằng phương pháp chèn mã mật mã vào cuối trường. Ví dụ: Để hiển thị format tiền tệ, hãy đổi khác trường hiển tỉnh thành MERGEFIELD Số chi phí # $, 0,00.
4. Nhấn
5. Đặt nhỏ trỏ ở ngẫu nhiên đâu và nhấn phím F9 để cập nhật nó. Hoặc nhấn vào phải vào ngôi trường và chọn Cập nhật trường.
6. Coi trước hiệu quả để chứng thực số được hiển thị sống định dạng bạn có nhu cầu xem vào tài liệu. Ví dụ: số chi phí sẽ xuất hiện thêm là $ 1,000.00.
Trên thực tế, Word và Excel sử dụng cùng một mã định dạng, vậy nguyên nhân chúng không thực hiện cùng một tác dụng định dạng? Ví dụ, vì sao không sử dụng hàm MergeField như sau:
MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") Đây thực sự là mối quan tâm của tương đối nhiều người và có lẽ rằng chỉ gồm Microsoft mới biết câu trả lời.
Ghi chú: Hãy lưu giữ rằng khi chúng ta thêm hoặc biến đổi Numeric Switch, tác dụng sẽ không xuất hiện thêm ngay lập tức. Chúng ta phải update trường (nhấp chuột đề nghị vào trường kia và lựa chọn Cập nhật trường), hoặc nhấp vào nút Thư> coi trước kết quả. Thỉnh thoảng, các bạn sẽ phải lặp lại làm việc này trường đoản cú 2 đến 3 lần. Nếu như bạn đang thực hiện Trình chỉ dẫn Hợp tốt nhất Thư, bạn có thể phải lùi lại một cách và hoàn tác nhằm xem tác động ảnh hưởng của những biến hóa bạn vẫn thực hiện.
Công tắc số hoạt động tốt trong nghành nghề trộn nhưng quá trình sử dụng hơi nặng nề nhớ và dễ bị lỗi. Nếu bạn cũng cảm thấy như vậy, hãy thử 1 trong những hai bí quyết tiếp theo.
2. Sửa đổi bảng tính Excel
Đây là cách chúng ta cũng có thể tránh bị lỗi định hình khi áp dụng Mail Merge. Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột chứa các công thức biến đổi số hoặc ngày tháng trong Excel sang format văn bản mà bạn muốn xuất hiện nay trong tài liệu phối kết hợp Thư của mình.
Để làm điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó có thể chấp nhận được người dùng biến hóa số hoặc ngày tháng sang format văn bản tương đương theo cách người tiêu dùng muốn. Nhược điểm của phương án này là bạn cần phải biết mã của format đó. Tuy vậy những mã này tương đương với mọi mã được áp dụng trong anh tài định dạng Số tùy chỉnh tuy nhiên rất ít người dùng Excel biết về sự tồn trên của chúng.
Lời khuyên: bạn nên định dạng những ô chứa những công thức này theo rất nhiều kiểu khác biệt như in nghiêng hoặc một số trong những màu lạ khác để nói nhở các bạn rằng những con số đó chỉ 1-1 thuần là văn bản. Trong các phiên phiên bản Excel trước, phần lớn “số” này sẽ không thể được áp dụng trong tính toán. Trong Excel 2016, bạn cũng có thể sử dụng bọn chúng trong ngẫu nhiên công thức nào, ngoại trừ các hàm tổng như SUM cùng AVERAGE.
Ưu điểm của việc định dạng số và ngày mon như văn bạn dạng là văn bản được thay đổi từ Excel thành tài liệu bởi Mail Merge mà không biến thành biến dạng. Các tùy chọn định dạng như fonts chữ, form size và color đều không cố kỉnh đổi.
Định dạng mã mang lại hàm TEXT vào Excel
Dưới phía trên là bộ sưu tầm các mã được sử dụng phổ cập nhất ở phía mặt phải. Điều cần để ý là cả “0” và “#” đông đảo là trình giữ chỗ cho các số, dẫu vậy “0” vẫn buộc số 0 xuất hiện ở vị trí đầu tiên hoặc cuối cùng. “#” đã được sửa chữa bằng một số trong những nếu nó không phải là số 0 nghỉ ngơi đầu hoặc cuối. Vì chưng đó, mã “00000” sẽ đảm bảo an toàn rằng số 0 đứng đầu không trở nên cắt ngắn khỏi các mã bưu thiết yếu của New Jersey.
Xem thêm: Phim Hàn Quốc Anh Em Nhà Bác Sĩ (Medical Brothers) 1997 Us Lồng Tiếng
Mã số, ngày tháng cùng thời gian rất có thể được áp dụng trong hàm TEXT hoặc ở định hình số thiết lập cấu hình của Excel. Ko kể ra, chúng cũng có thể được thực hiện trong “Công tắc số” trong Trường kết hợp Thư từ.
Lưu ý, bao gồm một chút khác hoàn toàn giữa cách mã chuyển động trong Excel và Word vào Microsoft 2013. Vào Excel, bạn có thể sử dụng “M” hoặc “m” hồi tháng và phút. Trong hầu hết các trường hợp, Excel đủ thông minh để biết bạn đang đề cập đến đơn vị chức năng nào. Tuy nhiên, Word ko “khôn ngoan” như vậy. Bạn phải sử dụng những chữ chiếc viết hoa để chỉ ra tháng. Bên cạnh ra, Excel còn tồn tại một mã bổ sung cập nhật là “MMMMM”, chỉ trả về một chữ viết tắt của mon (ví dụ: J, F, M, A,…).
Thêm một vài cột tất cả chứa hàm TEXT vào bảng tính của người tiêu dùng là một giải pháp để sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge solo giản. Chỉ việc lưu ý rằng các ô này, mặc dù trông y hệt như chúng chứa số, cấp thiết áp dụng các hàm SUM và AVERAGE đến chúng. Nếu như khách hàng cần biến hóa chúng thành số một đợt nữa, chỉ việc sử dụng hàm VALUE.
Hãy cẩn thận khi cách xử trí hàm ROUND
Thay vì chưng hàm TEXT (), một số trong những người thích áp dụng hàm ROUND () để giảm con số phần thập phân. Như tên của nó, hàm ROUND () của Excel theo khoác định có tác dụng tròn số thập phân lên hoặc xuống nghỉ ngơi vị trí người tiêu dùng chọn. Ưu điểm của cách này là những số được làm tròn chưa phải là văn phiên bản và vẫn rất có thể được sử dụng trong tính toán. Trong nhiều trường hợp, mặc dù hàm ROUND () vận động tốt với kết hợp Thư, bạn có thể muốn kị nó vì những tại sao sau:
Hàm ROUND ko giữ những ký hiệu đô la hoặc có thể dấu phẩy phòng cách hàng trăm ngàn hoặc các hơn.Hàm ROUND giảm bớt những số ko ở cuối.Hàm ROUND nhiều khi khiến phối kết hợp Thư hiển thị lỗi thập phân. Ví dụ: tài liệu phối hợp Thư hiển thị 4 chữ số thập phân trong những khi hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.Trong một số trường đúng theo hiếm hoi, hàm ROUND làm cho kết hợp Thư không vận động một chút. Ví dụ: thay vì hiển thị 1,0014, Mail Merge hiển thị 1,0013.
3. Sử dụng liên kết DDE
Hai cách trên tương đối đơn giản, nhưng nếu có nhiều trường buộc phải định dạng, chúng hoàn toàn có thể khiến chúng ta nản lòng mau chóng vì rất cần được nhớ mã định dạng, và trong những khi mã tương tự nhau, chúng có thể được sử dụng trong vô số trường khác nhau. Các cách.
Một giải pháp nhẹ, dễ dàng là links Word với sổ thao tác Excel qua DDE (Trao đổi tài liệu động), giỏi hơn là thực hiện quy trình liên kết thắt chặt và cố định thông thường. Nghe dường như phức tạp, nhưng nếu bạn đã thuần thục Mail Merge, DDE chỉ nên một các bước nhỏ. Đó là một quá trình hai bước đơn giản. Những bước đầu tiên tiên, bạn chỉ việc kích hoạt Word để mở File thông qua DDE. Quy trình này chỉ cần thực hiện một lần.
Office 2016 có cung ứng DDE không? Trao đổi dữ liệu động là một technology cũ. Đôi khi nó hoạt động tốt, nhưng thỉnh thoảng nó không hoạt động trong Office 2016. Chúng ta nên mở nguồn tài liệu Excel trước khi truy cập nó từ Word. Thường thì với những nguồn tài liệu Excel, các bạn phải Start nhập dữ liệu từ bậc nhất tiên của bảng tính. Nếu như khách hàng đủ kiên nhẫn, chúng ta cũng có thể sử dụng DDE trong Office 2016).
Để tùy chỉnh cấu hình Word 2013 cho liên kết DDE, hãy có tác dụng như sau:
Nhấp chuột File> Tùy chọn.Nhấp vào tab Nâng cao ở phía bên trái và cuộn xuống mục Chung.Kiểm tra vỏ hộp Xác nhận biến đổi định dạng tệp tin khi vẫn mở.Kể từ bây giờ, chúng ta không lúc nào phải làm ngẫu nhiên điều làm sao ở trên nữa. Tại thời khắc này, chúng ta có thể mở bạn dạng sao của Word ở nhiều định dạng và băng thông khác nhau, bao gồm cả IDE. Tác dụng duy tốt nhất là mỗi khi bạn mở một File chưa hẳn Word, chương trình sẽ chất nhận được bạn thay đổi tùy lựa chọn của mình.
Bước đồ vật hai và sau cùng là chọn nguồn tài liệu cho quá trình phối hợp Thư (trong bước 3 của Thư Thuật sĩ hợp nhất vào Word hoặc sau thời điểm nhấn nút Chọn bạn nhận vào dải băng Thư từ). Bây giờ bạn chỉ cần thực hiện nay thêm 3 lần bấm vào nữa.
Sau khi lựa chọn dữ liệu bạn có nhu cầu sử dụng, một vỏ hộp thoại “Xác thừa nhận nguồn dữ liệu”Sẽ mở ra mới.Loại links mặc định là OLE, nhưng chưa phải là links bạn muốn.Trong hộp thoại Xác dìm nguồn dữ liệu, bấm vào hộp Hiển thị vớ cả.Trong danh sách các loại phần không ngừng mở rộng File, nên chọn lựa Bảng tính MS Excel qua DDE (* .xls). (Sử dụng tùy chọn này ngay cả khi sử dụng định dạng tệp tin Excel new hơn: * .xlsx.)Nếu được hỏi, hãy xác nhận rằng nhiều người đang lựa chọn tổng thể bảng tính.Nếu bạn đã lựa chọn bảng tính mang lại tài liệu Word, bạn có thể phải chọn lại nó nhưng lại lần này là trải qua liên kết DDE. Chấm dứt rôi! từ bỏ bây giờ, format Excel của các bạn sẽ được áp dụng đúng đắn trên các tài liệu Word Mail Merge, và bạn chỉ việc nhớ đặt dữ liệu bạn muốn trộn vào sổ có tác dụng việc thứ nhất của sổ thao tác Excel.
Trên đấy là Cách sửa lỗi định hình số trong Mail Merge. Hi vọng chúng bổ ích cho bạn. Ví như còn giải pháp nào khác, chớ ngần ngại chia sẻ với bọn chúng tôi.