Bài viết này vẫn hướng dẫn chúng ta cách di chuyển dữ liệu tự Excel lịch sự Access và đổi khác dữ liệu sang những bảng có tương quan để chúng ta cũng có thể sử dụng dhn.edu.vn Excel Access cùng nhau. Để bắt tắt, Access là cách rất tốt để ghi lại, lưu giữ trữ, truy vấn vấn và share dữ liệu, và rất tốt là Excel đề xuất tính toán, phân tích và trực quan lại hóa dữ liệu.
Bạn đang xem: Nhập dữ liệu từ excel vào access
Hai bài bác viết, sử dụng Access hoặc Excel để thống trị dữ liệu của khách hàng và 10lý do hàng đầu để thực hiện Access cùng với Excel , luận bàn về chương trình nào phù hợp nhất cho 1 tác vụ ví dụ và cách sử dụng Excel cùng Access cùng cả nhà để tạo thành một giải pháp thực tế.
Khi bạn di chuyển dữ liệu Excel vào Access, có tía bước cơ bạn dạng để xử lý.
Lưu ý: Để biết thông tin về lập mô hình dữ liệu và quan hệ trong Access, hãy coi Mục tin tức cơ bản về xây cất cơ sở dữ liệu.
Bước 1: Nhập dữ liệu từ Excel vào Access
Nhập dữ liệu là 1 trong những thao tác hoàn toàn có thể diễn ra mạch lạc không gặp trở ngại hơn nếu khách hàng dành chút thời hạn để sẵn sàng và dọn dẹp vệ sinh dữ liệu. Việc nhập dữ liệu giống như di chuyển đến một khu nhà ở mới. Nếu như bạn dọn dẹp vệ sinh và bố trí kiến thức của mình trước lúc di chuyển, thì việc tùy chỉnh vào ngôi nhà new sẽ tiện lợi hơn nhiều.
Dọn dẹp dữ liệu của bạn trước khi nhập
Trước khi chúng ta nhập dữ liệu vào Access, Excel chúng ta nên:
Chuyển đổi các ô bao gồm chứa dữ liệu không phải là nguyên tử (có nghĩa là nhiều giá trị trong một ô) thành những cột. Ví dụ: một ô vào cột "Kỹ năng" chứa nhiều giá trị kỹ năng, chẳng hạn như lập trình "C#", "Lập trình VBA" với "Thiết kế web" buộc phải được tách bóc ra để phân tách bóc các cột chỉ chứa một giá trị kỹ năng.
Sử dụng lệnh TRIM để vứt bỏ khoảng trống ở đầu, cuối và nhiều khoảng không nhúng.
Loại quăng quật ký tự không in ra.
Tìm và sửa lỗi bao gồm tả cùng dấu câu.
Loại bỏ các hàng trùng lặp hoặc ngôi trường trùng lặp.
Đảm nói rằng các cột dữ liệu không chứa định dạng lếu hợp, đặc biệt là các số được định dạng dưới dạng văn bản hoặc tháng ngày được định dạng dưới dạng số.
Để hiểu thêm thông tin, hãy xem những chủ đề Excel giúp đỡ sau đây:
Lưu ý: Nếu yêu cầu làm sạch mát dữ liệu của bạn phức tạp hoặc bạn không tồn tại thời gian hoặc khoáng sản để tự động hóa quy trình, chúng ta có thể cân nhắc thực hiện nhà cung cấp bên đồ vật ba. Để biết thêm thông tin, hãy kiếm tìm kiếm "phần mềm dọn sạch sẽ dữ liệu" hoặc "chất lượng dữ liệu" bởi công chũm tìm tìm yêu thích của người tiêu dùng trong trình lưu ý Web của bạn.
Chọn kiểu dữ liệu tốt nhất khi các bạn nhập
Trong quá trình nhập trong Access, bạn muốn đưa ra những lựa chọn tốt để chúng ta nhận được một vài lỗi đổi khác (nếu có) cần được can thiệp thủ công. Bảng tiếp sau đây tóm tắt phương pháp chuyển Excel dạng số với kiểu tài liệu Access khi bạn nhập tài liệu từ Excel vào Access và hỗ trợ một số mẹo về các kiểu dữ liệu rất tốt để chọn trong Trình trả lời Nhập Bảng tính.
Văn bản | Văn bản, bạn dạng ghi nhớ | Kiểu tài liệu Văn phiên bản Access tàng trữ dữ liệu chữ với số về tối đa 255 ký tự. Loại dữ liệu bạn dạng ghi ghi nhớ Access tàng trữ dữ liệu dạng số và chữ cái lên đến 65.535 ký tự. | Chọn Bản ghi nhớ nhằm tránh cắt cắt cắt bất kỳ dữ liệu nào. |
Số, Phần trăm, Phân số, Khoa học | Number | Access bao gồm một kiểu dữ liệu Số chuyển đổi dựa trên thuộc tính khuôn khổ Trường (Byte, Số nguyên, Số nguyên Dài, Đơn, Kép, Thập phân). | Chọn Đúp để tránh bất kỳ lỗi biến đổi dữ liệu nào. |
Ngày | Ngày | Vì Access không nhận ra hệ thống ngày theo năm 1904 (được sử dụng trong Excel cho Macintosh), các bạn cần biến đổi các ngày vào Excel hoặc Access nhằm tránh nhầm lẫn. Để biết thêm thông tin, hãy coi phần biến hóa hệ thống ngày, định hình hoặc diễn giải năm tất cả hai chữ số và Nhập hoặc nối kết đến dữ liệu trong sổ làm cho Excel việc. | Chọn Ngày. |
Thời gian | Thời gian | Access với Access Excel lưu trữ giá trị thời gian bằng cách sử dụng và một kiểu dữ liệu. | Chọn Thời gian, thường xuyên là mang định. |
Tiền tệ, Kế toán | Tiền | Trong Access, kiểu dữ liệu Tiền tệ lưu trữ dữ liệu dưới dạng số 8 byte với độ đúng mực đến tư vị trí thập phân với được dùng để lưu trữ tài liệu tài chủ yếu và phòng làm tròn những giá trị. | Chọn Tiền tệ, thường là mang định. |
Boolean | Có/Không | Access áp dụng -1 cho toàn bộ các giá trị Yes và 0 cho toàn bộ các cực hiếm No, còn Excel 1 cho toàn bộ các giá trị TRUE cùng 0 cho tất cả các cực hiếm FALSE. | Chọn Có/Không, tùy chọn này sẽ tự động chuyển đổi những giá trị cơ bản. |
Siêu kết nối | Siêu kết nối | Siêu liên kết trong Excel Access đựng URL hoặc add Web mà bạn cũng có thể bấm và theo dõi. | Chọn Siêu kết nối, nếu không, Access có thể sử dụng kiểu tài liệu Văn phiên bản theo mặc định. |
Khi dữ liệu nằm vào Access, chúng ta cũng có thể xóa dữ Excel bạn. Đừng quên sao lưu sổ thao tác Excel gốc trước khi xóa.
Xem thêm: Game Ao Cá Vui Vẻ Trên Zing Me Ao Ca Vui Ve, Ao Cá Vui Vẻ Trên Zing Me
Để biết thêm thông tin, hãy xem chủ đề trợ góp Access Nhập hoặc liên kết đến tài liệu trong sổ Excel làm việc.
Tự cồn nối tài liệu theo cách dễ dàng
Một vấn đề phổ cập Excel tín đồ dùng gặp mặt phải là việc nối dữ liệu với một cột vào trong 1 trang tính lớn. Ví dụ: chúng ta cũng có thể có chiến thuật theo dõi tài nguyên bước đầu trong Excel nhưng lại hiện đã cải cách và phát triển để bao gồm các tệp từ nhiều nhóm thao tác và bộ phận. Dữ liệu này có thể ở các trang tính với sổ thao tác khác nhau, hoặc trong những tệp văn bản là nguồn cấp dữ liệu từ các khối hệ thống khác. Không có lệnh giao diện người tiêu dùng hoặc cách dễ dãi để nối dữ liệu tương tự như trong Excel.
Giải pháp tốt nhất có thể là áp dụng Access, nơi bạn có thể dễ dàng nhập với nối dữ liệu vào trong 1 bảng bằng phương pháp sử dụng Trình giải đáp Nhập Trang tính. Hơn nữa, bạn có thể nối những dữ liệu vào trong 1 bảng. Bạn cũng có thể lưu các làm việc nhập, thêm bọn chúng như các tác vụ vẫn lên lịch của dhn.edu.vn Outlook cùng thậm chí rất có thể sử dụng macro để tự động hóa hóa quy trình.
Bước 2: chuẩn hóa dữ liệu bằng Trình lý giải Phân tích Bảng
Nhìn lướt qua, hãy trải qua quá trình chuẩn hóa dữ liệu của chúng ta cũng có thể trông cực nhọc khăn. Như mong muốn thay, chuẩn hóa bảng trong Access là quy trình tiện lợi hơn nhiều, dựa vào Trình hướng dẫn Phân tích Bảng.
1. Kéo các cột đã lựa chọn sang bảng mới và tự động hóa tạo côn trùng quan hệ
2. Sử dụng những lệnh nút để thay tên bảng, thêm khóa chính, biến cột hiện tất cả thành khóa chủ yếu và hoàn tác hành vi cuối
Bạn có thể sử dụng trình gợi ý này nhằm thực hiện quá trình sau:
Chuyển đổi bảng thành một tập hợp các bảng nhỏ tuổi hơn và tự động tạo quan hệ khóa chính và khóa ngoại giữa các bảng.
Thêm khóa thiết yếu vào ngôi trường hiện bao gồm chứa những giá trị duy nhất hoặc tạo ra trường ID mới sử dụng kiểu dữ liệu Số từ bỏ động.
Tự rượu cồn tạo quan hệ để thực hiện tính toàn vẹn tham chiếu cùng với xếp tầng cập nhật. Xóa xếp tầng ko được auto thêm vào nhằm ngăn việc vô tình xóa tài liệu nhưng chúng ta cũng có thể dễ dàng thêm xóa xếp tầng sau đó.
Tìm kiếm dữ liệu dư quá hoặc trùng lặp trong các bảng mới (chẳng hạn như thuộc một người tiêu dùng với nhị số điện thoại cảm ứng khác nhau) và cập nhật dữ liệu này lúc muốn.
Sao giữ bảng nơi bắt đầu và đổi tên bảng bằng cách bấm "_OLD" vào tên bảng. Sau đó, bạn tạo một tầm nã vấn để xuất bản lại bảng ban đầu, với thương hiệu bảng lúc đầu sao cho mọi biểu mẫu hoặc báo cáo hiện có dựa vào bảng gốc sẽ chuyển động với cấu trúc bảng mới.
Để hiểu biết thêm thông tin, xem mục chuẩn hóa dữ liệu của người sử dụng bằng Trình phân tích Bảng.
Bước 3: Chuyển kết nối dữ liệu Access từ bỏ Excel
Sau khi dữ liệu đã được chuẩn chỉnh hóa trong Access và truy vấn hoặc bảng đã được chế tạo để chế tạo lại tài liệu gốc, vấn đề đơn giản là kết nối với dữ liệu Access từ bỏ Excel. Dữ liệu của bạn giờ đây nằm trong Access như một mối cung cấp dữ liệu phía bên ngoài và vì vậy hoàn toàn có thể được liên kết đến sổ làm việc thông qua một kết nối dữ liệu, vốn là 1 trong bộ chứa tin tức được dùng để làm định vị, đăng nhập với truy nhập vào nguồn dữ liệu ngoài. Thông tin kết nối được lưu trữ trong sổ thao tác và cũng rất có thể được lưu trữ trong tệp kết nối, ví dụ như tệp kết nối Dữ liệu Office (ODC) (phần không ngừng mở rộng tên tệp .odc) hoặc tệp thương hiệu Nguồn dữ liệu (phần mở rộng .dsn). Sau thời điểm kết nối với tài liệu ngoài, bạn cũng có thể auto làm bắt đầu (hoặc cập nhật) sổ thao tác Excel bạn từ Access bất cứ bao giờ dữ liệu được cập nhật trong Access.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Nhập tài liệu từ các nguồn dữ liệu phía bên ngoài (Power Query).
Đưa dữ liệu của khách hàng vào Access
Phần này đã hướng dẫn chúng ta qua các giai đoạn chuẩn chỉnh hóa tài liệu sau đây: bóc tách các quý giá trong cột Nhân viên bán hàng và Địa chỉ thành những phần nguyên tử nhất, bóc các đối tượng người sử dụng liên quan tiền vào những bảng riêng biệt của chúng, xào nấu và dán những bảng từ Excel vào Access, tạo những mối quan lại hệ vị trí trung tâm các bảng Access mới được tạo thành và tạo và chạy một tróc nã vấn đơn giản trong Access nhằm trả về thông tin.
Dữ liệu ví dụ sinh hoạt dạng không chuẩn hóa
Trang tính tiếp sau đây chứa các giá trị chưa phải nguyên tử trong cột Nhân viên bán hàng và cột Địa chỉ. Cả nhì cột yêu cầu được phân thành hai hoặc các cột riêng rẽ biệt. Trang tính này cũng chứa tin tức về nhân viên bán hàng, sản phẩm, người tiêu dùng và đơn hàng. Thông tin này cũng đề xuất được phân bóc thêm theo nhà đề, thành các bảng riêng rẽ biệt.
Li, Yale | 2349 | C-789 | 3 | $7,00 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 | |
Li, Yale | 2349 | C-795 | 6 | $9,75 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 | |
Adams, Ellen | 2350 | A-2275 | 2 | $16,75 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 | |
Adams, Ellen | 2350 | F-198 | 6 | $5,25 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 | |
Adams, Ellen | 2350 | B-205 | 1 | $4,50 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 | |
Hance, Jim | 2351 | C-795 | 6 | $9,75 | Contoso, Ltd. | 2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227 | 425-555-0222 | |
Hance, Jim | 2352 | A-2275 | 2 | $16,75 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 | |
Hance, Jim | 2352 | D-4420 | 3 | $7,25 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 | |
Koch, Reed | 2353 | A-2275 | 6 | $16,75 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 | |
Koch, Reed | 2353 | C-789 | 5 | $7,00 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
Thông tin trong những phần nhỏ tuổi nhất: tài liệu nguyên tử
Làm việc với tài liệu trong lấy ví dụ này, chúng ta có thể sử dụng lệnh Văn bạn dạng thành Cột trong Excel để phân tách các phần "nguyên tử" của một ô (chẳng hạn như địa chỉ cửa hàng đường, thành phố, tè bang cùng mã bưu chính) thành những cột riêng rẽ biệt.
Bảng sau đây hiện các cột new trong cùng một trang tính sau khi chúng đang được tách để biến tất cả các quý hiếm thành nguyên tử. để ý rằng thông tin trong cột Người bán hàng đã được phân thành cột Họ và Tên và thông tin trong cột Địa chỉ sẽ được bóc tách thành những cột Địa chỉ Đường, Thành phố, tiểu bang với Mã ZIP. Dữ liệu này có "biểu mẫu bình thường đầu tiên".
Li | Yale | 2302 Harvard Ave | Bellevue | WA | 98227 | |
Adams | Ellen | Vòng tròn 1025 Columbia | Kirkland | WA | 98234 | |
Hance | Jim | 2302 Harvard Ave | Bellevue | WA | 98227 | |
Koch | Reed | 7007 Cornell St Redmond | Redmond | WA | 98199 |
Chia tài liệu thành đối tượng người tiêu dùng được thu xếp trong Excel
Một vài bảng dữ liệu ví dụ theo sau hiển thị cùng một tin tức từ trang tính Excel sau thời điểm bảng vẫn được chia thành các bảng cho nhân viên bán hàng, sản phẩm, người tiêu dùng và 1-1 hàng. Xây dựng bảng chưa phải là bạn dạng cuối cùng nhưng lại vẫn đúng tiến độ.
Bảng Nhân viên bán sản phẩm chỉ chứa tin tức về nhân viên bán hàng. Chú ý rằng mỗi bạn dạng ghi đều phải sở hữu một ID nhất (ID nhân viên Bán hàng). Quý hiếm ID Nhân viên bán hàng sẽ được thực hiện trong bảng Đơn hàng để kết nối giao dịch với nhân viên cấp dưới bán hàng.
ID nhân viên cấp dưới bán hàng | Họ | Tên |
101 | Li | Yale |
103 | Adams | Ellen |
105 | Hance | Jim |
107 | Koch | Reed |
Bảng sản phẩm chỉ chứa thông tin về sản phẩm. Xem xét rằng mỗi bản ghi đều phải có một ID tuyệt nhất (ID Sản phẩm). Cực hiếm ID sản phẩm sẽ được áp dụng để liên kết thông tin sản phẩm với bảng chi tiết Đơn hàng.
ID Sản phẩm | Giá |
A-2275 | 16.75 |
B-205 | 4.50 |
C-789 | 7.00 |
C-795 | 9.75 |
D-4420 | 7.25 |
F-198 | 5.25 |
Bảng Customers chỉ chứa thông tin về khách hàng hàng. Lưu ý rằng mỗi phiên bản ghi đều phải sở hữu một ID tuyệt nhất (ID khách hàng hàng). Quý hiếm ID người sử dụng sẽ được thực hiện để kết nối thông tin khách hàng với bảng Đơn hàng.
Customer ID | Tên | Địa chỉ Đường | Thành phố | Tiểu bang | Mã bưu điện | Điện thoại |
1001 | Contoso, Ltd. | 2302 Harvard Ave | Bellevue | WA | 98227 | 425-555-0222 |
1003 | Adventure Works | Vòng tròn 1025 Columbia | Kirkland | WA | 98234 | 425-555-0185 |
1005 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St | Redmond | WA | 98199 | 425-555-0201 |
Bảng Đơn mặt hàng chứa tin tức về đối kháng hàng, nhân viên cấp dưới bán hàng, quý khách hàng và sản phẩm. Xem xét rằng mỗi bạn dạng ghi đều sở hữu một ID nhất (ID Đơn hàng). Một số trong những thông tin vào bảng này buộc phải được tách bóc thành một bảng bổ sung cập nhật chứa cụ thể đơn hàng làm sao để cho bảng Đơn sản phẩm chỉ chứa tứ cột — ID giao dịch duy nhất, ngày để hàng, ID nhân viên bán sản phẩm và ID khách hàng. Bảng hiển thị ở chỗ này chưa được tách vào bảng chi tiết Đơn hàng.
ID Đơn hàng | Ngày Đặt hàng | ID nhân viên Bán hàng | ID khách hàng hàng | ID Sản phẩm | Số lượng |
2349 | 101 | 1005 | C-789 | 3 | |
2349 | 101 | 1005 | C-795 | 6 | |
2350 | 103 | 1003 | A-2275 | 2 | |
2350 | 103 | 1003 | F-198 | 6 | |
2350 | 103 | 1003 | B-205 | 1 | |
2351 | 105 | 1001 | C-795 | 6 | |
2352 | 105 | 1003 | A-2275 | 2 | |
2352 | 105 | 1003 | D-4420 | 3 | |
2353 | 107 | 1005 | A-2275 | 6 | |
2353 | 107 | 1005 | C-789 | 5 |
Chi tiết 1-1 hàng, như ID thành phầm và con số được chuyển thoát khỏi bảng Đơn hàng với được lưu trữ trong bảng mang tên là chi tiết Đơn hàng. Hãy lưu giữ rằng có 9 1-1 hàng, do đó, bạn nên nhớ rằng bao gồm 9 phiên bản ghi vào bảng này. để ý rằng bảng Đơn hàng bao gồm id độc nhất (ID Đơn hàng), vốn đã được tìm hiểu thêm từ bảng chi tiết Đơn hàng.
Thiết kế sau cùng của bảng Đơn hàng đang trông như sau:
ID Đơn hàng | Ngày Đặt hàng | ID nhân viên Bán hàng | ID khách hàng |
2349 | 101 | 1005 | |
2350 | 103 | 1003 | |
2351 | 105 | 1001 | |
2352 | 105 | 1003 | |
2353 | 107 | 1005 |
Bảng chi tiết Đơn mặt hàng không đựng cột nào yêu cầu giá trị nhất (nghĩa là không tồn tại khóa chính), bởi đó, ngẫu nhiên cột nào cũng trở thành ổn nếu bạn muốn chứa tài liệu "dư thừa". Tuy nhiên, tránh việc có hai bản ghi như thế nào trong bảng này giống nhau trọn vẹn (quy tắc này áp dụng cho ngẫu nhiên bảng như thế nào trong các đại lý dữ liệu). Trong bảng này, nên bao gồm 17 phiên bản ghi — mỗi bản ghi tương xứng với một sản phẩm trong một đơn hàng riêng lẻ. Ví dụ: trong đơn hàng 2349, ba sản phẩm C-789 bao gồm một trong hai phần của toàn cục đơn hàng.
Do đó, bảng chi tiết Đơn hàng sẽ có được dạng như sau:
ID Đơn hàng | ID Sản phẩm | Số lượng |
2349 | C-789 | 3 |
2349 | C-795 | 6 |
2350 | A-2275 | 2 |
2350 | F-198 | 6 |
2350 | B-205 | 1 |
2351 | C-795 | 6 |
2352 | A-2275 | 2 |
2352 | D-4420 | 3 |
2353 | A-2275 | 6 |
2353 | C-789 | 5 |
Sao chép cùng dán dữ liệu từ Excel vào Access
Giờ đây, tin tức về nhân viên cấp dưới bán hàng, khách hàng, sản phẩm, giao dịch và cụ thể đơn hàng đã được phân thành các đối tượng đơn lẻ trong Excel, bạn có thể sao chép tài liệu đó thẳng vào Access, nơi dữ liệu sẽ phát triển thành bảng.
Tạo mối quan hệ giữa các bảng Access với chạy truy vấn vấn
Ngoài ra, chúng ta cũng có thể tạo biểu mẫu mã và báo cáo để hỗ trợ cho việc nhập với phân tích lợi nhuận dữ liệu trở nên dễ ợt hơn.
Bạn đề xuất thêm trợ giúp?
Bạn luôn hoàn toàn có thể nhờ chuyên gia trong xã hội Kỹ thuật Excel, tra cứu sự cung ứng trong cùng đồng giải pháp hoặc khuyến cáo tính năng hay đổi mới mới bên trên Excel User Voice.